Verborgen kosten van aanbesteden

Afgelopen maand ben ik weer begonnen met lesgeven aan de universiteit. Altijd een feest, omdat het inspirerend is om met studenten te werken. Maar ook altijd verrassend. Is de zaal wel ruim genoeg en zijn er genoeg stoelen? De stoelen staan toch niet in rijen vastgeschroefd? Werken de computer en projector? Of is de projector net gestolen? Omdat je nooit weet hoe je de zaal aantreft, ga ik er altijd vroeg naartoe. Dus stapte ik om acht uur binnen.

Achter de receptie van het pand zat een man in het uniform van een beveiligingsbedrijf. Met een vrolijk gezicht. Toen ik me voorstelde en hem een hand gaf, zei hij: “Ik ben Herman”. Ik vertelde hem dat we elkaar de komende 14 weken elke dinsdagochtend zouden zien. Ondertussen kwam er iemand anders binnen die Herman vrolijk begroette met zijn voornaam. Dus vroeg ik: “Werkt u hier al lang”?. “Al vijftien jaar Jaap; ik ken echt alle hoeken en gaten van dit gebouw. Wil je een kop koffie, want je bent wel erg vroeg en voor vroege vogels heb ik altijd koffie”. En zo raakten we aan de praat. Herman was eerst in dienst van de Universiteit als receptionist. De beveiliging was overgedaan aan een beveiligingsbedrijf. Dat was overgenomen door een ander beveiligingsbedrijf. En dat was weer ingelijfd door een groter beveiligingsconcern. In al dat overnamegeweld deed Herman gewoon zijn werk, onverstoorbaar en vriendelijk. Herman snapt dat docenten een goede zaal nodig hebben en voelt zich daarvoor verantwoordelijk. Daarom vond hij het gek dat ik zo vroeg was, want natuurlijk was die zaal in orde. Dat is voor Herman vanzelfsprekend. Met al zijn jaren ervaring onderscheidt Herman feilloos een student van een insluiper die het gemunt heeft op apparatuur of andermans bezittingen. En voor iedereen die binnenkomt heeft Herman een vriendelijk woord. Ik voelde me welkom, was goed gestemd door de ontvangst met koffie en vrolijk door ons gesprek. Dus begroette ik ook de studenten in een goede stemming. En dat maakt uit. Onderwijs is interactie en als je dat enthousiast begint, werkt dat een hele cursus door. Na afloop leverde ik de sleutel van de zaal weer in bij Herman. “Ging het goed Jaap?”. Ja, het was een flitsende start, mede dankzij Herman.

In ons gesprek eerder die ochtend vertelde Herman me dat de universiteit een aanbestedingprocedure ging starten voor de receptie en beveiliging van de gebouwen. Het fijne wist hij er niet van, maar hij was onzeker of hij dan zou kunnen blijven werken in zijn gebouw. Over vijf jaar zou hij met pensioen gaan, en het zou toch fijn zijn om die tijd zijn werk te kunnen doen. Dat zou inderdaad fijn zijn. En niet alleen voor Herman. Bij aanbestedingen gaat het vaak om een keuze voor een aanbieder met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Vaak speelt de prijs een dominante rol, zeker als bezuinigingsdrift een belangrijke reden is om een aanbestedingsprocedure te starten. De kwaliteit van Herman is lastig te operationaliseren. De aanjagers van de aanbesteding zijn ook helemaal niet geïnteresseerd in Herman. Of het onderwijsproces. Of de cohesie tussen medewerkers in een instituut. Of de bijdrage van een receptionist aan een goede sfeer. De bijdragen van een receptionist aan goed onderwijs zijn niet te becijferen. Goede samenwerking tussen medewerkers is niet in cijfers uit te drukken, maar uit zich wel in creatief onderzoek en publicaties. De indruk van studenten en andere bezoekers bij het betreden van een gebouw is niet te berekenen, maar heeft wel effect op de reputatie van een universiteit. En heeft iemand zich al eens beseft wat het kost als een zaal niet op orde wordt gehouden. De prijs van verloedering is hoog. Herman kent zijn pappenheimers en maakt feilloos het onderscheid tussen studenten en onbevoegden. Heeft iemand er ooit bij stil gestaan wat het kost om een gejatte projector te vervangen? Het gaat al snel om hoge bedragen, nog afgezien van de frustratie bij docenten en studenten die niet kunnen werken. En dan heb ik het nog niet eens gehad over moraliteit. Natuurlijk, we geven op de universiteit cursussen over maatschappelijk verantwoord ondernemen. We praten erover, maar handelen we er ook naar?. Hoe moreel en maatschappelijk verantwoord is het om iemand die vijftien jaar toegewijd zijn werk doet de laatste vijf jaar van zijn werkzame leven af te danken?

Om de verborgen kosten van aanbesteding te kunnen inschatten, is inzicht nodig in het kernproces. Voor je het weet veroorzaak je daar aanzienlijke en onzichtbare verliezen. Zouden de aanjagers van de aanbestedingsprocedure ooit met Herman praten? Of met de docenten? Zouden ze zicht hebben op het onderwijsproces en hoe receptionisten daaraan bijna onzichtbaar bijdragen? Eén ding weet ik zeker: Herman is veel goedkoper dan de stafmensen die de aanbesteding begeleiden, en zijn bijdrage aan onderwijs en onderzoek is vele mate groter.

One Response to Verborgen kosten van aanbesteden

  1. Sylvia Musch zegt:

    Leve alle Hermans op deze wereld. We hebben ze hard nodig en hun waarde is in aanbestedingen vrijwel onmogelijk zichtbaar te maken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*